Herzlich Willkommen zum Managementreview Teil III.
„Manager speak the language of money“ ist das Motto des heutigen, 3. Abschnitts. Während der bisherige Teil des Reviews eher organisatorischer Natur war, kommen wir nun zu den Kennzahlen und Fakten. Das ist gleichzeitig auch der Teil, in dem Sie mit der Art Ihrer Kommunikation die Teilnehmer ins Boot holen, oder verlieren werden. Je höher das Level eines Mitarbeiters in einer Firma ist, desto höher ist wahrscheinlich auch sein Hang zu Zahlen. Versuchen sie deshalb kurz, prägnant und wertorientiert zu sein. Um es salopp zu formulieren: sind wir profitabel, oder verlieren wir Geld.
- Die Managementbewertung muss Informationen über die Prozessleistung und Konformität von Produkten und Dienstleistungen enthalten.
Das ist der ganz klassische Yield in Verbindung mit der Reklamationsquote. Achten Sie auf die Verbindung der beiden Zahlen. So kann beispielsweise ein hoher Yield in Verbindung mit einer hohen Reklamationsquote darauf hinweisen, dass bei der Erbringung der Leistung auf nicht alle Parameter geachtet wird und dadurch ein nicht unerheblicher Verlust entsteht.
- Die Managementbewertung muss Informationen über Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen enthalten
Das wiederrum ist der klassische 8D Prozess. Welche Arten von Nichtkonformitäten sind aufgefallen, warum wurden sie behoben ( Stichwort „language of money“ ) wie viele Korrektur, und wie viele Präventivmaßnahmen folgten daraus, wie lange hat die Umsetzung gedauert, was hat uns das gekostet und wieviel spart es uns in Zukunft ein.
- Die Managementbewertung muss Informationen über Ergebnissen von Überwachungen und Messungen enthalten
Ein weiterer kleine Fallstrick. Hier sind nicht die überwachungspflichtigen Prüf- und Messmittel gemeint, sondern die Prozessleitungen die nicht unmittelbar mit der Produkt- oder Dienstleistungserbringung in Zusammenhang stehen.
Wie lange dauert durchschnittlich eine Produktentwicklung, Was ist der Unterschied zwischen geplant und tatsächlich erreicht. Wie lange dauert ein Änderungsprozess, Wie lange dauert eine Dokumentenänderung, Wie lange dauert ein 8D Prozess. Wie lange sind IT-Tickets offen. All das sind Prozesse welche überwacht und gemessen werden.
Die Managementbewertung muss Informationen über Auditergebnissen enthalten.
Das Tracking der geplanten und durchgeführten Audits.
Tipp:
Wenn Sie das Tracking der Auditperformance (geplant vs. durchgeführt, Dauer, Kosten etc.) in den vorherigen Abschnitt integrieren, können Sie sich hier auf die Ergebnisse konzentrieren.
Tipp 2:
Sie können Ihren Auditplan mit dem Managementreview synchronisieren und Freigabe, sowie Abnahme, in einem Termin erledigen
- Die Managementbewertung muss Informationen über die Leistung von externen Anbietern enthalten
Die klassische Lieferantenbewertung. Konzentrieren Sie sich auf das, was das Management wirklich interessiert. Nicht alle Lieferanten oder Lieferantenentwicklungen sind hier relevant.
- Die Managementbewertung muss Informationen über die Angemessenheit von Ressourcen enthalten
Ressourcen sind hier nicht nur die direkten Ressourcen, sondern auch die Umgebung derer. So werden nicht nur die Anzahl der zur Verfügung stehenden Mitarbeiter analysiert, sondern auch Ihre Qualifikation, der Transfer und Austausch des Wissens sowie das betriebliche Gesundheitsmanagement. Die Mitarbeiter und deren Erfahrungen und Wissen sind die wohl wertvollste Ressource des Unternehmens. Qualifikation und Nachhaltigkeit sind ein Garant für Erfolg.
Die Ressourcen der Infrastruktur hingegen werden auf Ihre Eignung für die Prozesse und deren Umgebung analysiert. Wo benötigt es Investitionen, welches Equipment ist überflüssig oder muss auf den aktuellen Stand der Technik gebracht werden. Wo werden Ressourcen, (und auch Energie!) verschwendet.
- Die Managementbewertung muss Informationen über die Wirksamkeit von durchgeführten Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen enthalten.
Risiken und Chancen sollten tief in Ihrem System verankert sein. Dieser Abschnitt des Reviews dient lediglich zur Vorstellung einer Zusammenfassung, also einer Art Risikomatrix. Das Management fungiert hier also als eine Art „Gatekeeper“ und überwacht die Tätigkeiten. Das ist Ihre Chance auf dedizierte Themen aufmerksam zu machen. Schließlich ist es die Aufgabe des Managements Themen zu delegieren oder selbst zu übernehmen. Und wenn Sie das Management zur Unterstützung überzeugen, haben Sie den stärksten Verbündeten auf Ihrer Seite.
Damit beenden wir den heutigen KPI Teil. Wir haben nun alle notwendigen Aussagen getroffen und werden Im nächsten, und letzten Abschnitt, dann zu den Erkenntnissen und Konsequenzen gelangen. Hier schließen wir auch den Kreis der für das Management so wichtigen AEK Methode.
Preview Teil 4: Was ist die AEK Methode, Verbesserung, Änderungsbedarf, Dokumentation, Freigabe.