Herzlich Willkommen zum Managementreview Teil II.
Während wie im ersten Teil ein Blick auf die Hürden des Reviews, eine eventuelle Form, sowie den ersten Fallstrick geworfen haben, wollen wir heute in die direkten Normanforderungen eintauchen. Was schreibt der Normentext vor, wo gibt es Interpretationsspielraum und wie kann man die Anforderung am effektivsten und effizientesten erfüllen. Dabei gilt es die unterschiedlichen Stakeholder im Auge zu behalten.
- Zum einen natürlich den/die Reviewersteller,
- Das Auditorium, sprich die oberste Leitung, für die das Review gedacht ist,
- Der zugrundeliegende ISO Standard der die Mindestanforderungen definiert,
- Externe Begutachter. Das können Auditoren Ihres Zertifizierers, oder zum Beispiel Lieferantenauditoren Ihrer Kunden sein.
9-3-2: Die Managementbewertung muss geplant und durchgeführt werden […]
Diesem Satz wohnt etwas mehr inne, als auf dem ersten Blick ersichtlich ist. Hier gilt es zu Beginn zu verdeutlichen, auf welchen Zeitraum das Review ausgelegt ist. Es sollte also sowohl das genaue Datum des Reviews dokumentiert sein, als auch der Betrachtungszeitraum. Zusätzlich, um die lückenlose Berichterstattung zu veranschaulichen, wird auch der Betrachtungszeitraum und das Datum des vorangegangenen Reviews aufgezeigt. Es versteht sich von selbst, dass sich der nachfolgende Zeitraum nahtlos anschließt.
- Die Managementbewertung muss den Status von Maßnahmen vorheriger Managementbewertungen enthalten
Aktionen und Aufgaben welche aus dem vorangegangenen Review resultieren werden hier erneut aufgegriffen, um den Erfüllungsstatus zu visualisieren. Ein Meeting Protokoll mit abgeleiteten Maßnahmen, versehen mit einer Verantwortung und einem Erledigungsdatum ist vollkommen ausreichend.
- Die Managementbewertung muss Veränderungen bei externen und internen Themen, die das Qualitätsmanagementsystem betreffen enthalten.
Was hat sich intern geändert? Vielleicht ein Personalwechsel an strategischer Position? Gibt es neu aus- oder eingegliederte Unternehmensteile? Soll ein neuer Standard implementiert werden?
Was hat sich extern geändert? Ändert sich vielleicht ein eingeführter Standard? Tobt eine herausfordernde Pandemie? Gibt es bei Lieferanten oder Kunden einen richtungsweisenden Strategiewechsel der das QM System beeinflusst?
All das sind Themen die in diesem Block Beachtung finden sollten.
- Die Managementbewertung muss Informationen über die Leistung und Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems enthalten.
Hier lohnt zum einen ein Blick auf Ihr Qualitätspolitik – ist diese noch aktuell, unterstützt sie die Unternehmensziele und steht im Einklang mit gültigen Regelwerken und dem Stand der Technik? Zum anderen fordern die Standards auch Qualitätsziele. (ISO 9001: 6.2; ISO 13485: 5.4.1; ISO 14001 5.2.1) Die Erfüllung dieser Ziele ist eine Leistungsmessung des QMS. Wenn man das Review gleich nutzt um die Politik und die Ziele zu bewerten, erschlägt man im Übrigen gleich 3 Fliegen mit einer Klappe und erfüllt die entsprechenden Abschnitte automatisch mit.
Die Managementbewertung muss Informationen über die Entwicklungen bei der Kundenzufriedenheit und Rückmeldungen von relevanten interessierten Parteien enthalten.
Dies ist ein Mix aus Hard- und Softfacts. Hardfacts sind sowohl die realen Lieferantenbewertungen Eure Kunden für Euch, als auch beispielsweise Auditergebnisse in Kundenaudits. Softfacts hingegen sind Rückmeldungen von potentiellen Kunden auf Messen, Meinungen in Umfragen, oder auch Rezensionen auf Onlineplattformen. Die Palette ist vielfältig.
Im weiteren Verlauf fordern die Standards nun KPIs, auf die wir im nächsten Teil eingehen werden.
Preview Teil 3: KPIs zur Prozessleistung, CAPAs, Audits, Risiken & Chancen