Die oberste Leitung muss das Qualitätsmanagementsystem der Organisation in geplanten Abständen bewerten […] Mit diesen einfachen Worten startet die ISO 9001 in Ihrem Absatz 9.3 und damit ein Herzliches Willkommen zum Managementreview Teil 1.
In vielen Fällen wollen die Qualitäter:innen dieser Welt das Review nutzen, um die Aufmerksamkeit des Managements auf das QM System und dessen Schwachstellen zu lenken. Schließlich ist man bestrebt, das System so sicher und gut wie nur möglich einzurichten und aufrecht zu halten. Das ist auch das, was die verschiedenen Standards in Ihrem Absatz zu diesem Thema erreichen möchte. Die Realität ist allerdings wesentlich vielfältiger als man zunächst glauben mag. Das Management hat immer ein Zeitproblem und sieht die Methoden zur Lenkung der Organisation unter Umständen wesentlich grobkörniger als die Qualitäter:innen, die es in den meisten Fällen präsentieren. Diese jedoch möchten die Zeit und Aufmerksamkeit für die aus Ihrer Sicht wichtigen Themen nutzen. Manchmal möchte man vielleicht auch nur schnell fertig sein, um in Ruhe weiterzuarbeiten. Es gibt viele Gründe warum das MMR eine für beide Seiten höchst unbefriedigende Angelegenheit ist.
Wenn wir uns die 9001 anschauen ist das, was gefordert wird, recht überschaubar. Die Auditor:innen unter Ihnen, die sich in 3rd Party Audits auch mal die Reviews anderer Organisationen anschauen, werden feststellen, dass es hier mannigfaltige Möglichkeiten gibt. Wir schauen in dieser Reihe auf die Mindeststandards und was dafür getan werden muss. Im weiteren Verlauf werden wir auch auf die ISO 14001 – Das Umweltmanagement – schauen, sowie einen Blick auf die ISO 13485 für die Medizintechnikunternehmen werfen.
Empfehlen möchte ich an dieser Stelle ganz klar eine Präsentationsform in der es die Möglichkeit gibt, schnell Anmerkungen und Änderungen vorzunehmen. Denn anders als es der Einleitungssatz des Normenkomitees vermuten lässt ist es nicht so, dass die oberste Leitung einfach nur bewertet, sondern der Fokus des Auditoriums muss zunächst auf das QM System verlagert werden. Während Sie sich mit viel Einsatz und einer nicht unerheblichen Stundenanzahl auf diesen Termin vorbereitet haben, ist es für die oberste Leitung einer von vielen an diesem Tag. Fließtext, Scrollen und Vor- und Zurückblättern in Dokumenten sollten aus diesem Grund vermieden werden.
Wir werden in diesem Beispiel Microsoft PowerPoint nutzen, da:
- das Office Paket in den meisten Firmen zum verfügbaren Standard gehört,
- es ein wunderbares Präsentationsmedium ist
- man schnell zwischen dem Präsentationsmodus und dem Editoren Modus wechseln kann
- es Notizen zur Präsentation erlaubt.
Abschließen möchte ich diesen ersten Teil auch gleich mit dem ersten Fallstrick den die Norm an dieser Stelle für uns bereit hält.
Kapitel 9.3.1: Die oberste Leitung muss das Qualitätsmanagementsystem der Organisation in geplanten Abständen bewerten,[…]
„Was sind diese Abstände, und wo steht das“ ist einer der Lieblingsfragen an dieser Stelle. Planen und dokumentieren Sie aus diesem Grund den exakten Termin des nächsten Review bitte nicht am Ende des aktuellen Reviews. Ersparen Sie sich den Frust und die Arbeit Termine zu verschieben, Zeiträume zu ändern oder Verfahren zu editieren. Legen Sie die Reviewabstände und Betrachtungszeiträume in einer Verfahrensanweisung oder dem Handbuch fest und verweisen darauf. Damit machen Sie sich das Leben wesentlich einfacher und vermeiden Diskussionen.
Was erwartet Sie im nächsten Teil?
Preview Teil 2: Die Stakeholder, der Betrachtungszeitraum, Reviewmaßnahmen, Veränderung des QMS, Politik & Ziele, Rückmeldung interessierter Parteien